Czy rozmowa na komunikatorze może być umową?

W poprzednim artykule (znajdującym się tutaj) wyjaśnialiśmy, czym jest eIDAS i jak w praktyce wykorzystywać podpis elektroniczny tak, by nie narazić się na podważenie skuteczności oświadczeń. Tym razem kierujemy uwagę na obszar z pozoru mniej formalny, ale coraz częściej pojawiający się w sporach sądowych: komunikację przez komunikatory internetowe. Komunikatory takie jak Messenger, WhatsApp czy tradycyjne wiadomości SMS, wykorzystywane powszechnie do szybkiej wymiany informacji, coraz częściej stanowią podstawę do oceny, czy pomiędzy stronami została skutecznie zawarta umowa. Zagadnienie to nie jest oczywiste, choć obowiązujące przepisy prawa pozostawiają w tym zakresie stosunkowo dużą swobodę

Podstawą oceny pozostaje art. 60 Kodeksu cywilnego, który definiuje oświadczenie woli. Zgodnie z brzmieniem przepisu: Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Polski ustawodawca zauważył więc, że życie gospodarcze nie zatrzyma się tylko dlatego, że strony porozumiewają się inaczej niż kartką papieru i długopisem. Dlatego przepis pozwala wyrazić wolę „w jakikolwiek sposób”, byleby zachowanie danej osoby w dostateczny sposób ujawniało zamiar wywołania skutku prawnego. W tym ujęciu wiadomości przesyłane w komunikatorach nie różnią się istotnie od tradycyjnej korespondencji listownej – w obu przypadkach liczy się to, czy z treści wynika chęć związania się określonymi warunkami. Jeżeli więc w rozmowie na Messengerze przedsiębiorca przedstawia warunki współpracy, zleceniobiorca potwierdza gotowość ich przyjęcia, a strony odnoszą się do szczegółów wynagrodzenia czy terminów, to w świetle prawa powstaje zobowiązanie. Nie potrzebujemy skanu podpisanej umowy ani formalnego dokumentu – wystarczy utrwalona treść korespondencji, która odzwierciedla rzeczywistą zgodę stron.

Takie podejście ustawodawcy nabrało szczególnego znaczenia po wprowadzeniu w 2016 r. formy dokumentowej. Umożliwiła ona niejako oderwanie pojęcia „dokumentu” od fizycznego nośnika. Dziś dokumentem może być zarówno plik tekstowy, jak i zrzut ekranu, nagranie rozmowy lub ciąg wiadomości w komunikatorze. Istotne jest to, że treść da się utrwalić i wskazać autora. Sąd nie oczekuje już zawsze papierowej umowy – oczekuje przede wszystkim możliwości odtworzenia tego, co strony rzeczywiście uzgodniły. Stąd zrzuty ekranu czy eksporty rozmów z WhatsAppa coraz częściej stają się kluczowym dowodem w sporach o wykonanie umowy, wynagrodzenie czy też zakres zlecenia.

Niemniej jednak w tym miejscu jednocześnie należy zaznaczyć, że część czynności prawnych nadal wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności co oznacza, że ich niedochowanie czyni czynność prawną bezwzględnie nieważną. Klasycznym przykładem jest sprzedaż nieruchomości, ale również przeniesienie autorskich praw majątkowych. Praktyczny problem pojawia się także przy umowach pożyczki. Choć pożyczka przekraczająca 1000 zł bez formy pisemnej nadal jest ważna, to dochodzenie roszczeń wyłącznie w oparciu o wiadomości z komunikatora często prowadzi do długich, uciążliwych sporów o interpretację poszczególnych sformułowań. Sąd musi wtedy nie tylko ustalić, czy strony doszły do porozumienia, ale również czy była to pożyczka, czy może – wbrew pozorom – darowizna, zwrot kosztów lub zwykła deklaracja, która nie tworzyła zobowiązania.

Cyfrowa korespondencja, choć praktyczna, wprowadza także dodatkowe ryzyka. Najczęściej ujawnia się problem nieprecyzyjnych ustaleń – komunikatory sprzyjają skrótowości, zdawkowym potwierdzeniom, emotikonom zastępującym treść oświadczeń. To, co dla jednej strony było twardą deklaracją, dla drugiej mogło być jedynie luźnym potwierdzeniem intencji. Pojawia się również pytanie o tożsamość nadawcy – choć sądy coraz częściej akceptują dowody z kont komunikatorów, wciąż konieczne jest wykazanie, że dana osoba faktycznie posługiwała się danym profilem. W sprawach gospodarczych dodatkowym problemem jest tendencja do bagatelizowania ustaleń dokonanych „na szybko”, które w oczach sądu okazują się jednak wiążącymi elementami umowy.

Mimo tych trudności komunikatory można wykorzystać bezpiecznie, jeśli świadomie zarządza się ryzykiem. Przede wszystkim warto dbać o pełną archiwizację rozmów – nie tylko pojedynczych zrzutów ekranu, lecz także całych wątków z widocznymi datami i danymi uczestników. Jeszcze lepszą praktyką jest potwierdzanie kluczowych ustaleń mailowo, szczególnie w relacjach B2B, gdzie poczta elektroniczna stanowi bardziej „tradycyjną” podstawę dowodową. Przy większych zleceniach i projektach warto mimo wszystko sporządzić formalną umowę – korespondencja może być jedynie etapem negocjacji, natomiast właściwy dokument porządkuje zakres obowiązków i ułatwia egzekwowanie praw. W relacji z konsumentem nie można zapominać o szczególnych obowiązkach informacyjnych – brak formalnego dokumentu nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku przekazania jasnych i wyczerpujących informacji, a uchybienia w tym zakresie mogą prowadzić do sporów.

Warto więc pamiętać, że komunikatory nie są jedynie przestrzenią lekkiej, niezobowiązującej komunikacji. Mogą stać się początkiem stosunku prawnego, który wywoła realne skutki i realne koszty. Z pozoru niewinna wiadomość z potwierdzeniem terminu i wynagrodzenia potrafi po miesiącach przerodzić się w sedno sporu sądowego. Cyfrowa wygoda nie zwalnia z dbałości o precyzję – wręcz przeciwnie, wymaga większej uważności, bo jedynie świadome zarządzanie korespondencją pozwala uniknąć późniejszych nieporozumień. W świecie, w którym „OK” może oznaczać więcej niż nam się wydaje, ostrożność staje się jednym z najważniejszych elementów profesjonalnej komunikacji.

Jeżeli masz wątpliwości czy ustalenia prowadzone w Twojej firmie przez komunikatory tworzą wiążące zobowiązania albo potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu bezpiecznych procedur dotyczących zawierania umów online, warto skonsultować się ze specjalistą. Kancelaria Turcza służy pomocą zarówno w analizie istniejących korespondencji, jak i w opracowaniu rozwiązań, które pozwolą uniknąć ryzyka w przyszłości. Świadoma i dobrze zabezpieczona komunikacja to dziś istotny element prowadzenia biznesu — a my chętnie pomożemy zadbać o nią profesjonalnie.