W Polsce wprowadzany jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który od lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości podmiotów, a od kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników. Jednak od lutego 2026 roku podatnicy będą zobowiązani do odbierania faktur za pośrednictwem systemu. Dla faktur tych prawo podatkowe wprowadziło nowe pojęcie, to jest faktury ustrukturyzowanej.
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany elektronicznie w KSeF, któremu system nadaje unikalny numer identyfikacyjny. Za datę wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury do KSeF, natomiast za datę otrzymania – dzień przydzielenia numeru identyfikacyjnego.
Z systemu mogą korzystać podatnicy, podmioty przez nich wskazane, osoby fizyczne upoważnione oraz inne podmioty zgodnie z przepisami szczegółowymi. Dostęp do systemu wymaga uwierzytelnienia według wytycznych ministra finansów. Faktury wystawia się i odbiera za pomocą dedykowanego oprogramowania interfejsowego, dostępnego na stronie wskazanej przez Ministerstwo Finansów. Wzór faktury ustrukturyzowanej jest publikowany na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Najważniejszą zmianą jest nowa zasada dotycząca daty wystawienia i otrzymania faktury. Dotychczas data wystawienia to data wskazana na fakturze, a data otrzymania to faktyczny dzień otrzymania dokumentu przez nabywcę. W KSeF data wystawienia to dzień przesłania faktury do systemu, a data otrzymania to dzień przydzielenia numeru KSeF. Ale data otrzymania faktury VAT, co do zasady wiążąca jest tylko dla odbiorcy będącego przedsiębiorcą.
Wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców oraz innych podmiotów przygotowania się do nowych obowiązków – zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania faktur. Ponadto przedsiębiorcy powinni przeanalizować wzory umów gospodarczych stosowanych z innymi przedsiębiorcami pod kątem rozliczania faktur VAT. Z uwagi na procedurę wystawiania i odbierania tych faktur, dotąd stosowane umowy mogą być błędne.
Nowelizacja ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa oraz transparentności rozliczeń podatkowych. Zaleca się jak najszybsze przetestowanie aplikacji orz dostosowanie procesów księgowych do nowych wymogów, aby uniknąć problemów po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.
