Pracownicze Plany Kapitałowe – jakie dane osobowe należy przekazać pracodawcy?

PPK – od kiedy obowiązuje?

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych weszła w życie w dniu 1 stycznia 2019 roku, aczkolwiek moment wprowadzenia ich w organizacji zależy od jej wielkości. Mianowicie, firmy zatrudniające co najmniej 250 pracowników (według stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku) zobowiązane były wprowadzić PPK od dnia 1 lipca 2019 roku. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób (według stanu na dzień 30 czerwca 2019 roku) mają czas do dnia 1 stycznia 2020. Z kolei, obowiązkiem utworzenia PPK od dnia 1 lipca 2020 zostaną objęte firmy zatrudniające co najmniej 20 pracowników (według stanu na dzień 31 grudnia 2019 roku). W ostatniej kolejności – tj. od dnia 1 stycznia 2021 roku – ustawę zaczną stosować jednostki sektora finansów publicznych oraz pozostali pracodawcy. W praktyce pracodawca w pierwszej kolejności winien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z podmiotem prowadzącym PPK, a następnie – działając w imieniu i na rzecz pracowników – umowę o prowadzenie PPK.

​Przekazywanie danych  pracodawcy

W ramach wprowadzania PPK, czyli powszechnego, dobrowolnego systemu stworzonego w celu gromadzenia oszczędności długoterminowych przez pracowników, jego uczestnicy są zobowiązani wskazać pracodawcy dane osobowe. Wśród pracowników i pracodawców pojawiła się wątpliwość dotycząca zakresu danych, jakie winny podlegać przekazaniu. Zastanawiano się czy w świetle regulacji RODO pracownik ma prawo odmówić ujawnienia niektórych danych osobowych, np. adresu mailowego. W związku z namnażającymi się pytaniami, w dniu 8 listopada 2019 roku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał komunikat, w którym został określony katalog danych zgłaszanych do PPK.

Zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3 (tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Takim obowiązkiem w przypadku ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, jest pozyskanie przez pracodawcę danych pracownika potrzebnych do zawarcia umowy z wybraną instytucją finansową. Należy podkreślić, że pracodawca – kierując się zasadą minimalizacji danych – winien przetwarzać dane osobowe jedynie w celu ich przekazania do wybranej instytucji finansowej.

Warto podkreślić, że brak zgody pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych nie będzie w omawianym przypadku sprzeczny z zasadami przetwarzania danych zawartymi w RODO. Przepisy rozporządzenia ogólnego uprawiają bowiem administratora do przetwarzania danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełniania ciążącego na nim obowiązku prawnego – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zatem, jeśli pracodawca występuje o podanie danych osobowych pracownika nie mieszących się w katalogu, o którym mowa w art. 221 § 4 kodeksu pracy – takich jak np. prywatny numer telefonu czy adres poczty elektronicznej, pracownik jest uprawniony do odmowy ich przekazania. Jak podkreślił Prezes UODO „należy pamiętać, że takich danych jak adres poczty elektronicznej i numer telefonu pracownik nie musi posiadać. W polskim systemie prawnym nie istnieje, żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Dysponowanie adresem poczty elektronicznej i telefonem jest i powinno pozostać dobrowolne. Dlatego należy pozostawić obywatelowi wybór podawania takich danych”. Jednocześnie, ustawodawca wprowadził dodatkowe możliwości informowania uczestników PPK poprzez zapewnienie im dostępu do systemu teleinformatycznego instytucji finansowej, a w przypadku, gdy będzie to niemożliwe, przekazywanie takiej informacji na wniosek uczestnika PPK w postaci papierowej.

​

Biorąc pod uwagę powyższe, jeżeli pracodawcy zostały przekazane dodatkowe dane pracownika (np. prywatny adres mailowy) ma on obowiązek prawny przekazania danych bez wyrażenia zgody pracownika do wybranej instytucji finansowej, jeśli natomiast takimi danymi nie dysponuje – pracownik może zgodnie z prawem odmówić ich udostępnienia.

Kiedy nastąpi wypłata z PPK

Pracownik zgłoszony do PPK swój gromadzony kapitał będzie mógł wypłacić po osiągnięciu 60 roku życia. Program zakłada jednak możliwość dostępu do gromadzonego kapitału – uczestnik PPK może wycofać swoje środki w dowolnym momencie, jednak musi się liczyć z poniesieniem kosztów w postaci podatku od zysków kapitałowych oraz z utratą zasileń od państwa, a także części wpłat pracodawcy. W szczególnych okolicznościach uczestnik PPK może skorzystać ze zgromadzonego kapitału bez konieczności poniesienia dodatkowych kosztów, np. w przypadku ciężkiej choroby uczestnika lub jego osoby najbliższej, bądź chęci sfinansowania wkładu własnego na zakup nieruchomości.