AML – obowiązek wprowadzenia procedury anonimowego zgłaszania naruszenia przepisów

Niniejsze rozwiązanie jest tożsame z tak zwaną procedurą whistleblowing, stosowaną powszechnie w sektorze bankowym. Ustawa wprowadza obowiązek zamieszczenia konkretnych informacji, które mają się znaleźć w treści procedury, mianowicie:
a) dane osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń;
b) sposób odbierania zgłoszeń;
c) sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
d) sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
e) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób;
f) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
g) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Co szczególnie istotne, oprócz opracowania samej procedury zgłaszania naruszeń, instytucje obowiązane winne odpowiednio zadbać o dane osób zgłaszających naruszenia. W literaturze osoby te zostały one określone mianem „sygnalistów”. Problematyka sygnalistów jest znana w polskim systemie prawnym, co zaowocowało wykształceniem się pewnych standardów postępowania na gruncie ochrony ich danych osobowych. Między innymi, szczegółowe zasady postępowania ze zgłoszeniami sygnalistów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 roku w sprawie odbierania zgłoszeń dotyczących naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawodawca określił w rozporządzeniu warunki dotyczące postępowania w przypadku odbierania zgłoszeń o potencjalnych naruszeniach przepisów w celu zwiększenia bezpieczeństwa sygnalistów i nakłonienia ich do zgłaszania nieprawidłowości. Kluczowym rozwiązaniem warunkującym skuteczne wdrożenie procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, jest akcentowanie przez pracodawców faktu, iż przekazanie zgłoszenia przez sygnalistów, nie stanowi naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Należy pamiętać, że w omawianym obszarze ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dotyczą dane, jest szczególnie wysokie.